O período de matrículas de nossa escola começa no início do ano letivo, quando definimos um plano de metas e, ao longo do ano, vamos colocando em prática muitas ações que nos ajudarão a ter sucesso no processo de matrículas do ano seguinte.

As matrículas de uma escola são reflexo da entrega feita pela escola ao longo de sua história e do ano, o que inclui a qualidade oferecida e os valores da instituição, que deve estar alinhada ao que o mercado e a sociedade desejam. Porém, esse alinhamento não ocorre apenas quando a escola oferece produtos, mas também quando fica clara a sua missão e o real comprometimento de toda a sua equipe. E isto só acontece por meio de uma gestão democrática.

Por isso, o papel do gestor é de grande importância nesse processo. Cabe a ele ter um olhar atento e uma escuta real de sua comunidade para melhor atender suas necessidades e apresentar o diferencial tão desejado por todos.

É preciso planejar ações para a captação de novos alunos e a manutenção dos alunos da escola, em todos os segmentos.

Começando pela captação de alunos, algumas metas devem ser definidas:

- O quanto queremos crescer a curto, médio e longo prazo?

- O que será necessário para que esse crescimento se concretize? Aqui é importante listarmos tudo que julgamos ser fator que vai contribuir nesse sentido. Como captaremos alunos?

- Como buscaremos esses fatores de crescimento? Quem pode nos ajudar? Como faremos? Qual o papel de cada um da equipe nesse processo?

- Quais as nossas metas para a manutenção dos alunos? Devemos olhar por ano, por segmento e pelo todo que compõe a formação integral do estudante.

- Como definiremos os preços de nossas ofertas? Entender o mercado e conhecer o próprio produto são dois itens importantes nessa análise.

Para o sucesso dessas metas, é importante que o gestor e sua equipe tenham muito claros: missão, valores e diferenciais da escola. Parece algo meio óbvio, que qualquer pessoa que trabalha em um lugar tem claro isso, mas não é bem assim. Infelizmente é comum vermos “várias escolas” em uma mesma escola, isto é, cada segmento trabalha de uma maneira, tem hábitos e dinâmicas diferentes, mesmo ocupando o mesmo espaço físico. Isto pode passar de modo velado, mas fica nítido quando as famílias começam a comparar situações vividas por seus filhos em segmentos diferentes. Este é um dos fatores que podem ocasionar quedas significativas nas matrículas de um segmento para o outro, causando impactos na quantidade de alunos, na continuidade do trabalho e na imagem da escola.

Cabe ao gestor trabalhar ao longo do ano com seus coordenadores, em pesquisas, ações promovidas, estudos, metodologias oferecidas, formação docente, para que não haja ruídos na comunicação entre os segmentos e as equipes, e nem perda de matrículas.

Outro ponto é conhecer a comunidade escolar, suas necessidades, valores e desejos, bem como garantir que a comunidade escolar conheça com clareza o estabelecimento de ensino. Isto precisa ficar claro na apresentação da escola. Normalmente, nos atentamos a mostrar o prédio e nos esquecemos de abordar a história da instituição, a vida que acontece em suas dependências, de conversarmos com as famílias e perceber como veem determinados assuntos ou dinâmicas presentes em nossa escola. É preciso que haja uma conversa com muita atenção e empatia para que esse relacionamento seja duradouro.

E isso se consegue com o preparo da equipe responsável pela apresentação da escola. O treinamento não deve consistir apenas em mostrar a instituição, mas sim em como incentivar e mobilizar pessoas. Queremos relações duradouras com nossos alunos e seus familiares. Lembremos que a propaganda boca-a-boca das famílias, positiva ou negativa, também é fator que influencia nas matrículas novas ou na manutenção dos alunos.

Quanto ao crescimento da escola, o gestor precisa estar antenado ao que está acontecendo na área de Educação. Participar de congressos, palestras, feiras, ter o hábito de ler notícias sobre o setor é o mínimo para que possa oferecer um ensino de qualidade e com diferenciais. Um ponto de alerta: conhecer as novidades e necessidades do mercado não significa ficar a todo momento trazendo “coisas novas” para a escola ou para a equipe usar. O que é implantado sem processo acaba por prejudicar mais do que ajudar, causando na comunidade escolar uma sensação de que há insegurança por parte da instituição de ensino.

• Estudar como as outras escolas atuam, não para copiá-las, mas para conhecer diferentes pontos de vista e caminhos que podem ser seguidos.

• Analisar o número de estudantes do entorno, quantos estão na sua escola e quantos na concorrência, qual o potencial de captação de novos alunos.

• Entender o desejo do mercado e do público e ver o que é possível atender sem ferir sua missão ou valor.

O gestor deve fazer um checklist para garantir a qualidade desta ação:

• Fazer um tour pela escola. Com olhos atentos e críticos, observe e analise cada detalhe e tente se colocar no lugar de quem utiliza o serviço ou o espaço, e das famílias que você deseja trazer para sua instituição. Faça perguntas para si: você gostaria que estivesse assim? Está confortável? Atende o que é proposto? O ambiente combina com o que se divulga? Seja sincero nessa avaliação. 

• Determinar o período de matrícula.

• Organizar os materiais de divulgação, os documentos, os materiais pedagógicos.

• Desenhar as formas de contrato, pagamentos e descontos.

• Reunir a equipe toda, não treinando apenas quem está diretamente envolvido com este processo. Todos são importantes. É preciso relembrar as metas, divulgar as ações feitas ao longo do ano, mostrar os resultados e convidá-los a participarem desse momento de captação e manutenção de alunos. Não necessariamente fazendo algo, mas lembrando que nosso trabalho de qualidade é que faz as pessoas quererem estar na escola.

O sucesso da instituição de ensino está na qualidade da parceria entre toda a comunidade escolar. Quanto mais tivermos metas claras e uma escuta ativa, mais atingiremos o que desejamos.